Z daleka od szefa

Zatrudnionym raczej podoba się praca zdalna. Natomiast polscy przedsiębiorcy obawiają się, że zmniejsza ona produktywność ich podwładnych i utrudnia kierowanie nimi.

Polscy pracownicy doceniają pozytywne strony pracy zdalnej. Co trzeciego cieszą elastyczne godziny pracy, co piątego oszczędności związane z dojazdem do biura oraz możliwość pracy w dowolnym miejscu. Najmniej osób wskazuje jako plus możliwość spędzenia większej ilości czasu z bliskimi (7 proc.) oraz brak dress code (4 proc.).
Odsetek osób pracujących zdalnie po wybuchu pandemii koronawirusa wzrósł w czerwcu do 76 proc. Przed marcem 2020 r., możliwość pracy zdalnej miało 41 proc. pracowników umysłowych. Miejscem, z którego polscy pracownicy najczęściej wykonywali pracę zdalną, zarówno przed wybuchem pandemii koronawirusa jak i teraz jest oczywiście dom. Pracę zdalną na świeżym powietrzu wykonuje obecnie 19 proc. pracowników (co jest związane z ciepłymi dniami).
To, jak Polacy odnajdują się w pracy zdalnej, pokazuje badanie wykonane na zlecenie Gumtree.pl oraz Randstad Polska. 69 proc. pracowników uczestniczących w badaniu uważa ją za łatwą lub bardzo łatwą do zorganizowania. Najlepiej z tą organizacją radzą sobie oczywiście ci pracownicy, którzy mają w pracy zdalnej doświadczenie jeszcze sprzed okresu pandemii (75 proc.), choć ci nowi też nie mają z tym większych kłopotów. Aż dwóch na trzech z nich uważa, że organizacja pracy zdalnej nie nastręcza im specjalnych problemów. większych kłopotów.
Zorganizowanie sobie dnia pracy zdalnej jako łatwe lub bardzo łatwe nieco częściej oceniają mężczyźni (74 proc.) niż kobiety (65 proc.). To zrozumiałe, bo na polskich kobietach ciąży znacznie więcej obowiązków domowych niż na mężczyznach.
Im ktoś ma większe doświadczenie w pracy z domu, tym bardziej stawia na dobrą organizację swojego „home office”. – Pracownicy zdalni, działając z domu, starają się dbać o swój komfort fizyczny i psychiczny. Pomaga im z jednej strony stworzenie wygodnej przestrzeni do pracy, w tym cichego pomieszczenia z dala od domowników, z drugiej zaś trzymanie się sztywno wyznaczonych ram czasowych – mówi Katarzyna Merska z Gumtree.pl.
O tym, jak niektórzy polscy pracownicy postrzegają organizację pracy w domu, mówią ich wypowiedzi uwzględnione w badaniu. Wskazują oni na takie jej zalety jak spokój, ciszę, brak kontaktów z innymi osobami, to, że w domu można się skupić i bardzo efektywnie pracować. Są jednak i opinie, podkreślające, że zwłaszcza dla kobiet jest to niemałe wyzwanie. Trzeba być zmobilizowanym, dobrze zorganizowanym, poradzic sobie z opieką nad dziećmi i innymi obowiązkami.
Z pracowaniem zdalnym jest taki problem, że obecność w domu podczas pracy zdalnej stanowi dla Polaków dużą pokusę do wykonywania niezwiązanych z pracą czynności. Do dodatkowych aktywności w godzinach pracy przyznaje się 61 proc. osób, które pracują zdalnie od momentu wybuchu pandemii (a także 76 proc. spośród tych, którzy pracowali w ten sposób już wcześniej).
Wśród tych czynności, które mają największy wpływ na dezorganizację pracy, najczęściej wymieniane są: surfowanie po internecie lub oglądanie telewizji, na co wskazuje 55 proc. respondentów. Zaskakuje wysokie miejsce sprzątania (43 proc.). Co trzeci pracownik podczas pracy zdalnej zajmuje się swoimi dziećmi, a co piąty załatwia takie sprawy, jak e-wizyty u lekarza czy w urzędzie.
Okazuje się, że aż 51 proc. polskich pracodawców miało rozmaite obawy przed wysłaniem swego personelu na pracę zdalną, uważając z reguły, że pracownika, który jest daleko, trudniej skutecznie skarcić, albo, że zaczną oni w domu zajmować się różnymi głupotami, na czym ucierpi ich efektywność – bądź w czasie „home office” będzie im brakować rzetelności.
Jak wskazuje badanie Gumtree.pl polscy pracodawcy obawiali się także różnego rodzaju „przeszkadzaczy”, które czyhają na pracowników zdalnych.
Tylko 49 proc. polskich przedsiębiorców umożliwiających swoim podwładnym całkowitą lub częściową pracę zdalną, nie wskazywało na jakieś powody do niepokoju przed podjęciem tej decyzji.
– Jak pokazują wyniki naszego badania,ci z przedsiębiorców, którzy obawy mieli, najczęściej jako problem w organizacji pracy zdalnej wskazywali brak bezpośredniego kontaktu z pracownikiem (19 proc.) oraz brak pewności co do rzetelnego wypełniania zleconych zadań w godzinach pracy (14 proc.). Okazuje się, że obawy te nie były zupełnie bezpodstawne – wielu pracowników przyznaje bowiem, że ma kłopot ze skupieniem się wyłącznie na obowiązkach zawodowych, kiedy pracują z domu – wyjaśnia Katarzyna Merska.
Kłopoty ze skupieniem nie są czymś najgorszym, ale praca zdalna ma też i inne swoje minusy – tym, co najbardziej doskwiera polskim pracownikom, jest ograniczony kontakt ze współpracownikami (26 proc.) oraz wspomniana już duża liczba rozpraszających bodźców, takich jak np. telewizor, ciągle kuszący by go włączyć i oglądać – na ten aspekt wskazało 21 proc. osób.
Wybuch pandemii sprawił, że praca zdalna zyskała grono nowych, zagorzałych zwolenników. Jak wskazuje aż 89 proc. respondentów, praca zdalna w najbliższej przyszłości będzie ich zdaniem zyskiwać na znaczeniu, a ponad połowa (52 proc.) jest przekonana, że po uspokojeniu się obecnej sytuacji, będzie mogła wykonywać część obowiązków zdalnie. Z kolei na całkowite przejście na zdalną formę pracy liczy co piąty pracownik. – Są już pierwsi pracodawcy, którzy rezygnują z części swoich przestrzeni biurowych. To jasny sygnał, że niektórzy pracownicy do biur już w ogóle nie wrócą. Bardziej prawdopodobny jednak będzie scenariusz hybrydowy, który uwzględni oczekiwania nowych entuzjastów pracy zdalnej. Na pewno możemy się go spodziewać w najbliższych miesiącach, bo firmy będą dążyły do minimalizowania ryzyka związanego z COVID-19 – podkreśla Mateusz Żydek, ekspert rynku pracy .
W efekcie może się okazać, że część przedsiębiorstw pozostanie przy tego typu zmianowym systemie, dzieląc pracę w firmie na część zdalną i stacjonarną – a podział ten w wielu miejscach stanie się standardem. Wielu pracowników, jak i pracodawców widzi bowiem, że przynajmniej częściowa praca zdalna to na dłuższą metę więcej korzyści niż wyzwań.
Obaw jednak wciąż nie brakuje. Z jednej więc strony, ponad połowa przedsiębiorców deklaruje, że w przyszłości ich pracownicy będą mogli część lub całość obowiązków wykonywać zdalnie.
Z drugiej strony, aż 71 proc. polskich pracodawców, którzy umożliwili wszystkim lub niektórym pracownikom pracę zdalną, narzeka, że ich produktywność w porównaniu do pracy stacjonarnej jest na niższym poziomie. Niestety, nie zapytano pracowników, co myślą o produktywności pracy swych pracodawców.

W czasach zdalnej pracy

Przepisy, które mają dokładniej uregulować świadczenie takiej pracy, jeszcze nie weszły w życie, a już wiadomo, że mają przestać obowiązywać we wrześniu. Co więc będzie, gdy jesienią w Polsce nasili się epidemia koronawirusa?
Praca wykonywana poza stałym miejscem pracy, powszechnie zwana „pracą zdalną” lub „homeoffice” występuje u wielu pracodawców. Trudno w XXI w. nazwać to rozwiązanie nowatorskim. Przepisy, które dotyczą sposobu wykonywania pracy zdalnej, są jednak dopiero wypracowywane i wciąż widać w nich wiele niedoskonałości.
Regulacji pracy zdalnej na próżno szukać w Kodeksie pracy pomimo, iż od lat zabiegają o to środowiska pracodawców. Jak wskazuje BCC, brak przepisów dotyczących homeoffice stał się szczególnie widoczny w okresie wybuchu epidemii COVID-19. Okazało się, iż z dnia na dzień, wielu pracodawców musi umożliwić pracownikom wykonywanie pracy w domu, czego wynikiem jest obawa przed pracą w skupiskach ludzi.
Pod koniec maja, na stronie Internetowej Sejmu, opublikowany został rządowy projekt ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw. W treści projektu znalazły się m.in. przepisy modyfikujące Tarczę Antykryzysową w zakresie pracy zdalnej. Ustawodawca doprecyzował, iż:

  • wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe wyłącznie jeśli pracownik będzie posiadał umiejętności techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy a rodzaj pracy będzie na to pozwalał,
  • środki pracy i materiały do pracy oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca,
  • praca zdalna może być wykonywana przy użyciu środków pracy niezapewnianych przez pracodawcę (np. prywatnego komputera pracownika), jeśli umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, danych osobowych oraz tajemnicy pracodawcy,
  • na polecenie pracodawcy pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję czynności jakie wykonuje,
  • pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej,
  • pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy zdalnej oraz za wypadki przy tej pracy tylko w zakresie związanym z zapewnionymi przez siebie środkami pracy lub materiałami do pracy.
    Nie zmieniły się jednak zasadnicze kwestie. Otóż, praca zdalna nadal jest zaplanowana jako rozwiązanie tymczasowe, służące przeciwdziałaniu COVID-19, a przepisy jej dotyczące utracą moc we wrześniu 2020 r. Jak w takim razie zaplanować pracę zdalną na przyszłość, gdy regulacja opisana powyżej przestanie obowiązywać? – pytają przedsiębiorcy.
    Remedium dla niedoskonałej regulacji pracy zdalnej, stanowić może dobrze przemyślany regulamin takiej pracy, który pracodawca powinien wprowadzić. Regulacja ustawowa nigdy nie będzie bowiem rozwiązaniem „skrojonym na miarę” indywidualnych potrzeb. Dużo lepiej sprawdzi się w takim zadaniu regulamin, opisujący zasady pracy zdalnej u danego pracodawcy.
    W okresie obowiązywania regulacji zawartej w Tarczy Antykryzysowej regulamin powinien bezwzględnie zachowywać zgodność z jej postanowieniami. Nawet po utracie mocy tych przepisów, można posiłkować się ich treścią przy jego tworzeniu. Aby regulamin był dobry, należy go stworzyć od podstaw samemu. Dobrze przygotowany regulamin będzie bowiem zabezpieczał interesy pracodawcy, a pracownikowi dawał pewność co do tego jakie ma prawa i obowiązki związane z pracą zdalną.
    Obecnie, ustawodawca nie ograniczył pracodawcy w decydowaniu o tym ile dni w tygodniu pracownik może pracować zdalnie, a ile stacjonarnie. Wydaje się to uzasadnione, ponieważ trudno przewidzieć aktualne potrzeby, związane chociażby z kwarantanną niektórych pracowników. Po okresie obowiązywania przepisów „specustawy”, praca zdalna powinna być jednak planowana w taki sposób, aby nie stanowiła telepracy (czyli regularnego świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, co zostało już uregulowane w kodeksie pracy).
    Praca zdalna powinna być więc wykonywana okazyjnie, nieregularnie. W praktyce, najczęściej regulaminy pracy zdalnej określają możliwość pracy zdalnej przez 1 lub maksymalnie 2 dni tygodniowo. Nie należy definiować dokładnych dni tygodnia (np. zapisywać, iż zawsze jest to piątek), aby uniknąć regularności, która wiąże się z telepracą.
    Pracodawca powinien określić jasne zasady dotyczące kwestii technicznych wykonywania pracy zdalnej. Przede wszystkim tego, z jakich urządzeń pracownik powinien korzystać. Gdy mowa o komputerze i smartfonie to wydaje się, że powinien te narzędzia zapewnić pracodawca lub wypłacać ekwiwalent pieniężny za korzystanie z urządzeń prywatnych pracownika.
    Absolutnym standardem powinno być w dzisiejszych czasach określenie zasad bezpieczeństwa danych – z jakich punktów można łączyć się z Internetem, jakie oprogramowanie może instalować pracownik, jakie są zasady szyfrowania służbowych plików, jakie działania powinien stosować pracownik, aby nikt niepożądany nie odczytał firmowych dokumentów.
    W praktyce nierealnym jest, aby pracodawca ściśle określał warunki bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej, ale już pouczenie pracownika dotyczące ergonomii pracy nie wydaje się czymś nadmiernym. Nic nie zwalnia także z obowiązku wykonywania badań profilaktycznych, które nadal powinny być pracownikom zapewniane przez pracodawcę. Pracodawca powinien odpowiedzieć sobie także na jedno bardzo istotne pytanie – czy pracownik może samodzielnie decydować o miejscu, z którego praca zdalna będzie wykonywana? Wbrew pozorom nie powinno się tego elementu zupełnie pomijać. Inaczej bowiem wygląda zabezpieczenie służbowego komputera w miejscu zamieszkania pracownika, a inaczej w kawiarni (gdzie przecież wiele osób lubi pracować).
    Regulamin powinien również jasno określać kiedy, w jakich warunkach i z jakim wyprzedzeniem, pracodawcy wolno wydać polecenie, aby pracownik zaprzestał wykonywania pracy zdalnej. Ważnym elementem jest też kontrola wykonywania pracy. Regulamin musi określać zasady kontroli w taki sposób, aby z jednej strony umożliwiły realny nadzór nad wykonywaną pracą, a z drugiej, nie ingerowały nadmiernie w prawo pracownika do prywatności.

Czy każdy jest zdolny do zdalnej?

Dla wielu osób na co dzień pracujących w biurze, praca zdalna bywa przedmiotem marzeń i jest uważana za niestresującą oraz przyjemną.

Rzeczywiście, łatwo mieć dobre zdanie o pracy zdalnej, zwłaszcza jeśli samemu trzeba harować w którymś ze stołecznych Mordorów w open-spejsie.

Jednak praca zdalna to wcale nie jest takie proste – i nomen omen, nie każdy jest zdolny do zdalnej pracy,o czym dziś przekonują się tysiące pracowników, których sytuacja zmusiła do zasuwania w domowych pieleszach, często z dziećmi nad głową. Gdy trzeba siedzieć w domu, to raptem wyjście do biura zaczyna stawać się niezwykle przyjemną alternatywą.

Jednak są sposoby na automotywację, które warto wypróbować, jeśli wykonywanie obowiązków z domu sprawia kłopoty. Jak to zrobić? – takich rad udziela Warszawska Izba Gospodarcza.

Ubierz się do pracy

Kusi cię pozostanie w piżamie? Brzmi miło, ale to zły pomysł. Demotywuje. Ubierz się zatem tak, jakbyś za chwilę musiał wyjść z domu, chociaż niekoniecznie w garnitur – radzi najpierw WIG.

Potem trzeba zorganizować sobie miejsce pracy. Przygotuj biurko, odpowiednie oświetlenie, wygodne krzesło. Zadbaj wcześniej o zakupy, dzięki czemu nie będziesz musiał przerywać pracy, wychodząc po napoje czy jedzenie.

Pamiętaj, że robota w domu, to nie jest dzień wolny ani urlop. Powiadom o tym rodzinę czy przyjaciół, którzy mogą chcieć wykorzystać ten czas na jakieś wspólne aktywności (także mogące mieć charakter zdalny).

Zrób swoją listę zadań, żebyś miał szanse zrobić to, co zaplanowałeś. Najważniejszą kompetencją warunkującą efektywną pracę zdalną, jest bowiem zarządzanie czasem. Przed rozpoczęciem pracy przygotuj zatem zestaw zadań, które musisz dziś koniecznie wykonać – i oszacuj czas, jaki one zajmą, pamiętając o marginesie błędu. Po wykonaniu zadania wykreśl je z listy.

To nie czas dla mediów

Głównie tych społecznościowych. Zacznij zatem od wyłączenia facebooka. Powszechnie wiadomo, że wszelkie komunikatory społecznościowe, to pożeracze czasu – znacznie gorsze od tradycyjnych mediów, czyli radia i telewizji (które też zresztą należy wyłączyć).

Jeśli ktoś jest szczególnie uzalezniony i brak mu silnej woli, to niech pamięta, że w przeglądarkach można zainstalować specjalne wtyczki, blokujące przeszkadzające nam strony. Dzięki tym sposobom możemy zyskać sporo czasu.

Obowiązki domowe należy wykonywać po pracy – czyli mniej więcej po tych ośmiu godzinach efektywnego, acz domowego, spełniania obowiązków zawodowych. Dlatego nie traktuj pracy w domu jako okazji do nadrobienia różnych domowych zaległości.

Odkurzanie, pranie czy prasowanie mogą (czy wręcz muszą) zaczekać. Nie oszukujmy się, zaległości w robocie, powstałych podczas wykonywania porządków domowych, z reguły nie da się nadrobić później. Bo po solidnej pracy wykonywanej w domu, jest sie zmęczonym tak samo, jak po powrocie z biura.