Związki zawodowe zgłaszają szereg wątpliwości związanych z regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej, które zaczną obowiązywać od 7 kwietnia. OPZZ i NSZZ Solidarność zwracają uwagę m.in. na koszty pracy zdalnej oraz płynne przejście do stosowania nowych przepisów. A ludzie swoje…
27 stycznia prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza ona definicję pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Zgodnie z nią jest to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Nowela przewiduje pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy, a także umożliwienie polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach. To m.in. czas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy pożaru lub zalania w zakładzie pracy.
Otrzymujemy sygnały, że już od dłuższego czasu pracodawcy przedstawiają związkom zawodowym projekty porozumień w sprawie pracy zdalnej lub też tam, gdzie nie ma organizacji związkowych, przedstawiają do konsultacji przedstawicielom pracowników projekty regulaminów pracy zdalnej – mówi Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego OPZZ.
„Prace uzgodnieniowe na płaszczyźnie dotyczące pracy zdalnej trwają już od jakiegoś czasu. Pracodawcy – w naszej ocenie – będą zatem gotowi, by od 7 kwietnia stosować przepisy, które wejdą do kodeksu pracy” – przekazał Śmigielski.
Dr Anna Reda-Ciszewska, ekspertka NSZZ Solidarność przypomniała, że pracodawcy mają jeszcze czas na przedstawienie związkom zawodowym porozumień w sprawie pracy zdalnej. „Pojawiły się wątpliwości, czy pracodawcy mogą już teraz, przed wejściem w życie nowelizacji, konsultować się ze związkami, czy mogą negocjować już projekty porozumień dot. pracy zdalnej”. Wskazała, że przepisy i terminy dotyczące pracy zdalnej zaczęły obowiązywać od 7 kwietnia. I termin 30 dni na zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi biegnie po wejściu w życie ustawy.
Wspomniała, że istnieje możliwość, w której pracodawca nie dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi w ustawowym terminie. Wtedy też pracodawca wprowadza sam rozwiązania dotyczące pracy zdalnej, z uwzględnieniem elementów, co do których doszedł do porozumienia z organizacją związkową.
Pół roku zawieszonego prawa
Zaznaczyła, że ustawodawca także przewiduje, że „wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku gdy nie zostało zawarte porozumienie, ani nie został wydany regulamin i w takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z danym pracownikiem”.
Wskazała, że ustawodawca przewidział przepisy przejściowe związane z wprowadzeniem pracy zdalnej. Przepisy te przewidują, że przepisy telepracy mogą być stosowane jeszcze przez 6 miesięcy. „Jeżeli pracodawca miał regulacje dotyczącą telepracy, to może ją stosować nie dłużej niż te 6 miesięcy od wejścia w życie ustawy” – przypomniała Reda-Ciszewska.
Pracodawcy wprowadzają różne rozwiązania związane z pracą zdalną. W części firm nie ma podziału na grupy, które mogą pracować zdalnie całkowicie bądź hybrydowo. „W niektórych firmach wskazuje się wszystkich pracowników jako uprawnionych do wnioskowania o pracę zdalną, lecz spotyka się również rozwiązania idące w kierunku określenia konkretnych grup zawodowych, objętych pracą zdalną” – mówi Śmigielski.
Zaznaczył, że w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej jest to uprawnienie, które przysługuje wszystkim pracownikom – niezależnie od tego, czy zostali oni uwzględnieni w regulaminie, czy porozumieniu. Przypomniał, że wniosek o umożliwienie pracy zdalnej okazjonalnej nie jest jednak wiążący dla pracodawcy.
Wspomniał, że pracodawcy od pewnego czasu debatują nad kosztami pracy zdalnej. Trwają rozważania odnośnie sposobu wyliczania i ustalania wysokości ryczałtu za pracę zdalną, a ponadto rozpoczęła się dyskusja co do katalogu dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracownika, które powinny być uwzględnione przez pracodawcę przy rozliczaniu kosztów pracy zdalnej.
Nic więcej niż każe ustawa
Pracodawcy najczęściej sztywno trzymają się tych kosztów, które zostały wprost wymienione w kodeksie pracy. „Pracodawcy generalnie nie chcą uznawać innych kosztów pracy zdalnej, a w naszej ocenie są one dużo szersze. Mówimy tutaj m.in. o wodzie, herbacie, kawie, klimatyzacji, ogrzewaniu, środkach czystości i higieny, a nawet pojawia się temat pokrywania części czynszu za powierzchnię biurową w mieszkaniu pracownika” – przekazał Śmigielski.
Dr Anna Reda-Ciszewska, ekspertka NSZZ Solidarność także zwróciła uwagę na koszty pracy zdalnej i to, jakie koszty pracodawcy będą chcieli pokrywać, a na jakie nie będą zwracali uwagi.
Przypomniała, że Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować treść regulaminów, porozumień ze związkami zawodowymi dotyczącymi pracy zdalnej, czy odpowiadają one wytycznym zawartym nowelizacji kodeksu pracy.
„Pracodawcy nie podchodzą do wyliczania kosztów w obszerny sposób, skupiają się tylko na minimum określonym w kodeksie pracy”. Zaznaczyła, że koszty wykonywania pracy zdalnej muszą być tak ustalone, aby nie zostały uznane jako próba oszukania Urzędu Skarbowego. „Urząd Skarbowy może zarzucić pracodawcy, że ten obchodzi przepisy podatkowe. Ryczałt jest zwolniony z odprowadzenia podatku”.
Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego OPZZ zwrócił uwagę, że w najbliższej przyszłości pojawi się także problem odnośnie niektórych przepisów dotyczących pracy zdalnej. W przestrzeni prawnej już niedługo pojawią się dwa przepisy dotyczące tzw. uprzywilejowanych grup pracowników, którzy będą mogli składać wnioski o pracę zdalną.
„Pierwszy przepis wchodzący w życie w ramach kodeksowych regulacji pracy zdalnej stanowi, że pracownik wychowujący dziecko do lat 4 będzie mógł złożyć co do zasady wiążący dla pracodawcy wniosek o pracę zdalną, a w nowelizacji marcowej, która wprowadzi przepisy dotyczące work life balance, pracownik wychowujący dziecko do lat 8 będzie mógł złożyć wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji pracy – w tym również pracy zdalnej”.
Oba przepisy w dużej mierze będą zatem dotyczyć tej samej sytuacji, ale przesłanki, dzięki którym pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, w każdym z nich są inaczej określone – zaznaczył Śmigielski.
„Spodziewamy się pewnego zamieszania związanego z tymi przepisami. Pracownik składający wniosek – w celu uniknięcia wątpliwości – będzie musiał wskazywać konkretną podstawę prawną, w oparciu o którą występuje do pracodawcy o pracę zdalną” – stwierdził Śmigielski.
A Polak na to…
Co trzeci Polak wykonujący pracę biurową jest zwolennikiem pracy wyłącznie w siedzibie firmy. 48 proc. badanych jako optymalny wskazuje model hybrydowy, a 17 proc. chce pracować tylko zdalnie.
W badaniu spółki biurowej Skanska i operatora biur elastycznych Business Link zapytano, czy pracownicy biurowi są świadomi wdrożonych zmian w prawie i jakie mają do nich podejście.
Pomimo długiego okresu przygotowań i prac nad nowelizacją przepisów, poziom wiedzy na temat wprowadzanych zmian jest relatywnie niski. 17 proc. badanych w ogóle nie słyszała o nowych regulacjach, zaś niemal co drugi badany (45 proc.) nie zna szczegółów.
Osoby będące rodzicami są bardziej świadome nowych zasad pracy (43 proc.), niż osoby bezdzietne (29 proc.). Na niski odsetek skutecznie poinformowanych osób z pewnością wpływają pasywni pracodawcy – w lutym br. trzy czwarte pracowników deklarowało, że nie otrzymało jeszcze nowych wytycznych od przełożonych.
W kontekście zmieniających się właśnie przepisów, wiele emocji wzbudza konieczność precyzyjnego określenia miejsca, z którego chce się pracować zdalnie.
Co trzeci Polak wykonujący pracę biurową jest zwolennikiem formuły „office first”, a więc pracy wyłącznie w siedzibie firmy. 48 proc. jako optymalny model wskazuje hybrydę, gdzie część pracy również wykonywana jest z biura. 17 proc. chce pracować tylko zdalnie
Ponad połowa respondentów, którzy wykonują swoje służbowe obowiązki spoza biura, uważa wybór jednego, konkretnego miejsca pracy zdalnej, za zmianę na gorsze. Z kolei 27 proc. respondentów twierdzi, że jest to korekta w dobrym kierunku.
W opinii szefowej działu Strategic Workplace Advisory w Skanska oraz dyrektor zarządzającej w Business Link Eweliny Kałużnej, polscy pracownicy mają już bardzo mocno ukształtowane poglądy na temat preferowanego modelu i miejsca wykonywanej pracy, co dodatkowo wzmacnia reprezentatywność i wiarygodność przeprowadzonego badania.
„Okres testowy, którym niewątpliwie była pandemia, pozwolił sprawdzić większości osób, która formuła najlepiej odpowiada ich preferencjom, pasuje do ich stylu, tempa życia, ale także temperamentu i efektywności pracy. Grupa, która regularnie chce chodzić do biura, wciąż jest bardzo silnie reprezentowana – przede wszystkim przez kobiety. Mężczyźni z kolei częściej łączą pracę biurową i zdalną. W tym miejscu kluczowe staje się zredefiniowanie trzeciego miejsca pracy, którego – jak pokazują wyniki badania – nie da się obecnie zamknąć w schemat” – wskazuje Kałużna.
Najczęściej wybieranym miejscem pracy zdalnej (poza własnym domem) jest dom rodziców, dalszej rodziny lub znajomych (52 proc.) oraz kawiarnia, restauracja lub bar (33 proc.). Na coworking lub współdzieloną przestrzeń do pracy – inną, niż biuro firmy – wskazało 13 proc. respondentów.
„Na drugim miejscu znalazły się miejsca, które najczęściej nie są przystosowane do komfortowego i bezpiecznego (choćby z perspektywy ochrony danych) wykonywania obowiązków przed komputerem. Brak wygodnego fotela, prywatności czy dobrego dostępu do światła dziennego to tylko wybrane minusy pracy z takiej lokalizacji. Atutem tych przestrzeni jest przede wszystkim ich bliskość i dostępność. Otrzymujemy zatem jasny sygnał, że pracownicy są gotowi na pracę w modelu rozproszonego portfolio biurowego – na zasadzie biur satelitarnych – z jednym głównym biurem i innymi miejscami, do których mogą łatwiej i szybciej dotrzeć” – podkreśla Kałużna.
Respondentów zapytano również o możliwość kontroli przepisów BHP i ochrony danych osobowych w miejscu pracy zdalnej. Brak sprzeciwu wobec tego rozwiązania wyraża 23 proc. osób wykonujących pracę zdalną. 39 proc. jest gotowych zgodzić się na nie, ale pod warunkiem, że brak zgody oznaczałby utratę możliwości pracy zdalnej. Z kolei jedna czwarta badanych jest przeciwna takiej kontroli i deklaruje w badaniu, że nie wyrazi na nią zgody. Najwięcej osób, które nie zgadzają się na taką formę nadzoru ze strony pracodawcy, to pracownicy z najkrótszym stażem.
Duże znaczenie dla pracowników ma także kwestia elastyczności w zakresie terminu zgłaszania pracodawcy chęci podjęcia pracy zdalnej. Połowa osób chce decydować o tym, czy danego dnia przyjdzie do biura, czy np. zostanie w domu, maksymalnie z dwudniowym wyprzedzeniem. Z kolei 14 proc. godzi się, aby takie decyzje przekazywać tydzień wcześniej, a tylko 4 proc. chce to robić z miesięcznym wyprzedzeniem.
Nowe przepisy regulują także kwestię zwrotu pieniędzy za pracę zdalną. W efekcie zmian pracodawcy są zobowiązani do częściowego pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych ponoszonych przez pracownika.
89 proc. badanych wskazało, że w pierwszej kolejności oczekuje od pracodawców zwrotu kosztów za energię elektryczną, zaś 79 proc. za Internet. 39 proc. chciałoby, aby ich firma dopłacała do rachunków za telefon, 30 proc. wskazało na potrzebę partycypacji w wydatkach na ogrzewanie.
W kontekście formy zwrotu kosztów zdania są mocno podzielone. Ryczałt preferuje 52 proc. badanych, zaś 41 proc. oczekuje zwrotu proporcjonalnego do realnych kosztów zużycia.
pwr/pap
