Skomplikowane regulacje i dodatkowe koszty, które obciążą pracodawców, mogą spowodować, że praca zdalna podzieli los swojej poprzedniczki, telepracy, która nie była stosowana na szeroką skalę – ocenił dr Paweł Łuczak z Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego.
7 kwietnia wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która na stale wprowadza do przepisów pracę zdalną. Zgodnie z przyjętą definicją, praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Nowela przewiduje pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy, a także umożliwienie polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach, takich jak m.in. czas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy pożaru lub zalania w zakładzie pracy. Praca zdalna może być też okazjonalnie wykonywana na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Smak home office’u
Jak zauważył Łuczak, w schyłkowej fazie pandemii pracownicy rozsmakowali się w pracy w innych miejscach niż siedziba organizacji, a wielu pracodawców oferowało pracownikom jeszcze bardziej elastyczne formy, jak „workation”, w trakcie którego pracownik jednocześnie częściowo świadczy pracę zdalnie, a częściowo wypoczywa na wakacjach, czy przestrzenie coworkingowe w atrakcyjnych lokalizacjach.
Ekspert podkreślił, że wobec tych przemian unormowanie pracy zdalnej w Kodeksie Pracy wydawało się formalnością. „Niestety znowelizowane przepisy, pomimo przeprowadzonych konsultacji, budzą szereg wątpliwości i obaw wśród pracodawców. Problemem jest nie tylko znaczne skomplikowanie przepisów, lecz również całkowite przerzucenie na zatrudniających całości kosztów pracy zdalnej” – ocenił.
Wskazał, że zgodnie z nowymi przepisami pracodawca pokryje koszty energii elektrycznej zużywanej dla celów pracy zdalnej, który szacowany jest przy obecnych cenach na około 30-32 grosze za każdą godzinę pracy zdalnej (około 50 zł miesięcznie), a także koszty pozostałych usług, jak dostęp do internetu.
„Szacuje się, że dodatkowy koszt ponoszony przez pracodawcę w celu utrzymania jednego pracownika zdalnego to od 50 do 90 zł miesięcznie. Obciążenie pracodawcy dodatkowymi kosztami związanymi z pracą zdalną może zniechęcić wiele organizacji do jej wdrożenia, zwłaszcza w kontekście rosnących znacząco w ostatnim czasie kosztów pracy. Choć jednostkowa kwota nie wydaje się znacząca, to w przypadku dużych organizacji zadziała efekt skali” – stwierdził Łuczak.
Dodał, że – jak pokazują badania – pracownicy oczekują udziału pracodawców w kosztach ponoszonych w związku z pracą zdalną. „Na uwagę zasługuje natomiast ukłon ustawodawcy wobec pracodawców i pracowników w postaci zwolnienia ekwiwalentów/ryczałtów związanych z pracą zdalną ze składek społecznych i zdrowotnej oraz podatku dochodowego od osób fizycznych” – dodał Łuczak.
Zwrócił uwagę, że pracodawcy będą musieli zmienić wypracowane i sprawdzone przez siebie modele pracy zdalnej, aby dostosować się do sztywnych zapisów narzuconych przez ustawodawcę, jak okazjonalna praca zdalna „na życzenie” pracownika, która ograniczona zostanie do 24 dni w roku.
Dodał, że możliwość „przymusowego” wysłania pracowników do pracy zdalnej została pracodawcom ograniczona jedynie do wyjątkowych sytuacji, jak stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego albo stan epidemii (oraz do okresu 3 miesięcy po ich odwołaniu). Pracodawca będzie mógł również skierować pracowników do pracy zdalnej, jeżeli w wyniku działania siły wyższej nie będzie mógł zapewnić im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w ich dotychczasowym miejscu pracy.
Kontrole w domu?
W nowych przepisach zagwarantowano również pracodawcy prawo do prowadzenia kontroli wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, a także kontrolę w zakresie BHP i przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych; kontrola ta nie będzie mogła jednak naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem – wskazał ekspert.
Zaznaczył też, że w znowelizowanych przepisach ustawodawca w zasadzie całkowicie pominął szczególnie akcentowany przez pracowników i ekspertów w dobie pandemii problem związany z pracą zdalną, czyli dbałość o dobrostan psychiczny pracownika zdalnego.
„Skomplikowane regulacje oraz dodatkowe koszty, które obciążą pracodawców, mogą spowodować, że praca zdalna podzieli los swojej poprzedniczki – telepracy, która nie była stosowana na szeroką skalę” – ocenił ekspert. „Trudno jednoznacznie określić, jaki będzie dalszy kierunek rozwoju pracy zdalnej. Zakładać można natomiast, iż pracownicy tak łatwo nie zrezygnują z wypracowanych przez ostatnie lata nowych metod pracy” – podsumował Łuczak.
Fanaberie pracodawców
Tymczasem szacuje się, że dodatkowy koszt ponoszony przez pracodawcę na utrzymanie jednego pracownika zdalnego wynosi od 50 do 90 zł miesięcznie. Jednostkowa kwota nie wydaje się znacząca, ale w dużych organizacjach zadziała efekt skali – uważa dr Paweł Łuczak.
Pod koniec stycznia prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację Kodeksu pracy. Wprowadza ona na stałe do przepisów pracę zdalną. Wejdą one w życie na początku kwietnia i – jak zwrócił uwagę dr Łuczak – znowelizowane przepisy mimo przeprowadzonych konsultacji budzą wątpliwości i obawy wśród pracodawców.
„Problemem jest nie tylko znaczne skomplikowanie przepisów, lecz również całkowite przerzucenie na zatrudniających całości kosztów pracy zdalnej” – wskazał specjalista.
Mówił, że zgodnie z nowymi przepisami pracodawca pokryje koszty energii elektrycznej zużywanej dla celów pracy zdalnej, który szacowany jest przy obecnych cenach na około 30-32 gr za każdą godzinę pracy zdalnej, czyli ok. 50 zł miesięcznie, a także koszty pozostałych usług, jak chociażby dostęp do internetu.
Według specjalizującego się w zarządzaniu zasobami ludzkimi eksperta szacuje się, że dodatkowy koszt ponoszony przez pracodawcę na utrzymanie jednego pracownika zdalnego to od 50 do 90 zł miesięcznie.
„Obciążenie pracodawcy dodatkowymi kosztami związanymi z pracą zdalną może zniechęcić wiele organizacji do jej wdrożenia, zwłaszcza w kontekście rosnących znacząco w ostatnim czasie kosztów pracy. Choć jednostkowa kwota nie wydaje się znacząca, to w przypadku dużych organizacji zadziała efekt skali” – zaznaczył.
Podkreślił jednocześnie, że udział pracodawcy w kosztach ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną był najbardziej oczekiwany przez pracujących z domu. Wskazał, że w raporcie Deloitte o stanie pracy hybrydowej w Polsce miesięczne dofinansowanie kosztów, np. do rachunku za prąd, za internet, amortyzacji sprzętu – było postulowane przez 65 proc. pracowników.
„Na uwagę zasługuje natomiast ukłon ustawodawcy wobec pracodawców i pracowników w postaci zwolnienia ekwiwalentów oraz ryczałtów związanych z pracą zdalną ze składek społecznych i zdrowotnej oraz podatku dochodowego od osób fizycznych” – dodał.
W opinii dr. Łuczaka obawy pracodawców w zakresie wdrożenia nowych regulacji wiążą się również z koniecznością zmiany wypracowanych modeli pracy zdalnej. Wyjaśnił, że opublikowane w listopadzie ub.r. badanie Deloitte wykazało, że 73 proc. organizacji wdrożyło jasne zasady dotyczące pracy zdalnej i hybrydowej. Część z tych zasad – zwrócił uwagę ekspert – nawet jeżeli perfekcyjnie wpisało się w potrzeby organizacji i oczekiwania pracowników – będzie teraz musiała się zmienić, aby dostosować się do zapisów narzuconych przez ustawodawcę, jak chociażby okazjonalna praca zdalna na życzenie pracownika, która ograniczona zostanie do 24 dni w roku.
Z kolei możliwość przymusowego wysłania pracowników do pracy zdalnej została pracodawcom ograniczona jedynie do wyjątkowych sytuacji jak stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego albo stan epidemii i do trzech miesięcy po ich odwołaniu. Pracodawca będzie mógł również skierować pracowników do pracy zdalnej, jeżeli w wyniku działania siły wyższej nie będzie mógł zapewnić im bezpiecznych i higienicznych warunków w ich dotychczasowym miejscu pracy.
W nowych przepisach zagwarantowano również pracodawcy prawo do prowadzenia kontroli wykonywania przez pracownika pracy zdalnej, a także kontrolę w zakresie BHP i przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola ta nie będzie mogła jednak naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Dr Łuczak podsumował, że trudno jednoznacznie określić, jaki będzie dalszy kierunek rozwoju pracy zdalnej i wskazać, czy podzieli ona los swojej poprzedniczki – telepracy, która nie była stosowana na szeroką skalę.
„Zakładać można, że pracownicy łatwo nie zrezygnują z wypracowanych przez ostatnie lata nowych metod pracy” – ocenił.
pyl/pap
