W czasach zdalnej pracy

Przepisy, które mają dokładniej uregulować świadczenie takiej pracy, jeszcze nie weszły w życie, a już wiadomo, że mają przestać obowiązywać we wrześniu. Co więc będzie, gdy jesienią w Polsce nasili się epidemia koronawirusa?
Praca wykonywana poza stałym miejscem pracy, powszechnie zwana „pracą zdalną” lub „homeoffice” występuje u wielu pracodawców. Trudno w XXI w. nazwać to rozwiązanie nowatorskim. Przepisy, które dotyczą sposobu wykonywania pracy zdalnej, są jednak dopiero wypracowywane i wciąż widać w nich wiele niedoskonałości.
Regulacji pracy zdalnej na próżno szukać w Kodeksie pracy pomimo, iż od lat zabiegają o to środowiska pracodawców. Jak wskazuje BCC, brak przepisów dotyczących homeoffice stał się szczególnie widoczny w okresie wybuchu epidemii COVID-19. Okazało się, iż z dnia na dzień, wielu pracodawców musi umożliwić pracownikom wykonywanie pracy w domu, czego wynikiem jest obawa przed pracą w skupiskach ludzi.
Pod koniec maja, na stronie Internetowej Sejmu, opublikowany został rządowy projekt ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw. W treści projektu znalazły się m.in. przepisy modyfikujące Tarczę Antykryzysową w zakresie pracy zdalnej. Ustawodawca doprecyzował, iż:

  • wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe wyłącznie jeśli pracownik będzie posiadał umiejętności techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy a rodzaj pracy będzie na to pozwalał,
  • środki pracy i materiały do pracy oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca,
  • praca zdalna może być wykonywana przy użyciu środków pracy niezapewnianych przez pracodawcę (np. prywatnego komputera pracownika), jeśli umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, danych osobowych oraz tajemnicy pracodawcy,
  • na polecenie pracodawcy pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję czynności jakie wykonuje,
  • pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej,
  • pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy zdalnej oraz za wypadki przy tej pracy tylko w zakresie związanym z zapewnionymi przez siebie środkami pracy lub materiałami do pracy.
    Nie zmieniły się jednak zasadnicze kwestie. Otóż, praca zdalna nadal jest zaplanowana jako rozwiązanie tymczasowe, służące przeciwdziałaniu COVID-19, a przepisy jej dotyczące utracą moc we wrześniu 2020 r. Jak w takim razie zaplanować pracę zdalną na przyszłość, gdy regulacja opisana powyżej przestanie obowiązywać? – pytają przedsiębiorcy.
    Remedium dla niedoskonałej regulacji pracy zdalnej, stanowić może dobrze przemyślany regulamin takiej pracy, który pracodawca powinien wprowadzić. Regulacja ustawowa nigdy nie będzie bowiem rozwiązaniem „skrojonym na miarę” indywidualnych potrzeb. Dużo lepiej sprawdzi się w takim zadaniu regulamin, opisujący zasady pracy zdalnej u danego pracodawcy.
    W okresie obowiązywania regulacji zawartej w Tarczy Antykryzysowej regulamin powinien bezwzględnie zachowywać zgodność z jej postanowieniami. Nawet po utracie mocy tych przepisów, można posiłkować się ich treścią przy jego tworzeniu. Aby regulamin był dobry, należy go stworzyć od podstaw samemu. Dobrze przygotowany regulamin będzie bowiem zabezpieczał interesy pracodawcy, a pracownikowi dawał pewność co do tego jakie ma prawa i obowiązki związane z pracą zdalną.
    Obecnie, ustawodawca nie ograniczył pracodawcy w decydowaniu o tym ile dni w tygodniu pracownik może pracować zdalnie, a ile stacjonarnie. Wydaje się to uzasadnione, ponieważ trudno przewidzieć aktualne potrzeby, związane chociażby z kwarantanną niektórych pracowników. Po okresie obowiązywania przepisów „specustawy”, praca zdalna powinna być jednak planowana w taki sposób, aby nie stanowiła telepracy (czyli regularnego świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, co zostało już uregulowane w kodeksie pracy).
    Praca zdalna powinna być więc wykonywana okazyjnie, nieregularnie. W praktyce, najczęściej regulaminy pracy zdalnej określają możliwość pracy zdalnej przez 1 lub maksymalnie 2 dni tygodniowo. Nie należy definiować dokładnych dni tygodnia (np. zapisywać, iż zawsze jest to piątek), aby uniknąć regularności, która wiąże się z telepracą.
    Pracodawca powinien określić jasne zasady dotyczące kwestii technicznych wykonywania pracy zdalnej. Przede wszystkim tego, z jakich urządzeń pracownik powinien korzystać. Gdy mowa o komputerze i smartfonie to wydaje się, że powinien te narzędzia zapewnić pracodawca lub wypłacać ekwiwalent pieniężny za korzystanie z urządzeń prywatnych pracownika.
    Absolutnym standardem powinno być w dzisiejszych czasach określenie zasad bezpieczeństwa danych – z jakich punktów można łączyć się z Internetem, jakie oprogramowanie może instalować pracownik, jakie są zasady szyfrowania służbowych plików, jakie działania powinien stosować pracownik, aby nikt niepożądany nie odczytał firmowych dokumentów.
    W praktyce nierealnym jest, aby pracodawca ściśle określał warunki bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej, ale już pouczenie pracownika dotyczące ergonomii pracy nie wydaje się czymś nadmiernym. Nic nie zwalnia także z obowiązku wykonywania badań profilaktycznych, które nadal powinny być pracownikom zapewniane przez pracodawcę. Pracodawca powinien odpowiedzieć sobie także na jedno bardzo istotne pytanie – czy pracownik może samodzielnie decydować o miejscu, z którego praca zdalna będzie wykonywana? Wbrew pozorom nie powinno się tego elementu zupełnie pomijać. Inaczej bowiem wygląda zabezpieczenie służbowego komputera w miejscu zamieszkania pracownika, a inaczej w kawiarni (gdzie przecież wiele osób lubi pracować).
    Regulamin powinien również jasno określać kiedy, w jakich warunkach i z jakim wyprzedzeniem, pracodawcy wolno wydać polecenie, aby pracownik zaprzestał wykonywania pracy zdalnej. Ważnym elementem jest też kontrola wykonywania pracy. Regulamin musi określać zasady kontroli w taki sposób, aby z jednej strony umożliwiły realny nadzór nad wykonywaną pracą, a z drugiej, nie ingerowały nadmiernie w prawo pracownika do prywatności.

Mamy wreszcie rynek pracownika

Polscy przedsiębiorcy muszą się nauczyć, jak funkcjonować w nowej, nieznanej im, rzeczywistości kadrowej.

„Dzień dobry, odchodzę. Oto moje wypowiedzenie”. Takie zdanie zazwyczaj oznacza duże problemy dla pracodawcy. W czasach utrudnień związanych z rekrutacją może stać się wręcz koszmarem managerów.
Co powinni robić przedsiębiorcy, by tego uniknąć? Przede wszystkim powinni zdać sobie sprawę, jakie są najczęstsze powody odejścia pracowników.

Gdy brak rozwoju

Dziś prawdziwym wyzwaniem dla pracodawców jest utrzymanie pracownika – czyli zapewnienie mu optymalnych warunków na wszystkich możliwych płaszczyznach pracy. Chodzi o to, by nie rozglądał się za innymi ofertami, tylko poświęcił swoją energię na realizację powierzonych mu zadań. Dlaczego jednak pracownik przestaje być zadowolony z pracy i umowy, na którą wcześniej sam się zdecydował?
Większość z nas chce się rozwijać w pracy. Motywacje są różne, dlatego kluczowe jest ustalenie, jakie są pod tym względem potrzeby pracownika. jest przejrzysta komunikacja. Dobrym pomysłem na ich poznanie jest organizowanie cyklicznych spotkań, podczas których pracownicy mogą w nieskrępowany sposób wyartykułować swoje oczekiwania.
Dla jednych rozwój to awans, dla innych – wyzwania i odpowiednio ambitne zadania, możliwość zdobywania dodatkowych doświadczeń czy udział w warsztatach i szkoleniach. Trzeba to wiedzieć, by ewentualne propozycje były dostosowany do oczekiwań pracownika.
Firma nie zawsze ma możliwość zaoferowania odpowiedniego rozwiązania, takiego jak np. awans. Wtedy ważna jest dobra komunikacja.
Gdy pracownik wie, że w firmie istnieje świadomość jego potrzeb, będzie w stanie poczekać. Ważna wskazówka dla managera: zanim zatrudni osobę z zewnątrz niech się upewni, czy na pewno nie może powierzyć nowych zadań komuś z zespołu.

Pieniądze i inne korzyści

Wynagrodzenie to jedna z podstawowych motywacji do pracy. Pracodawca powinien monitorować raporty płacowe by wiedzieć, co w danym momencie oferuje rynek. Wtedy, o ile firma ma takie możliwości, może zawczasu dostosować warunki płacowe do realiów i nie dopuścić do sytuacji, w której cyfry spowodują exodus pracowników.
Oczywiście nie w tym rzecz, by pokornie realizować nawet nierealne oczekiwania płacowe. Warto jednak trzymać rękę na pulsie, zwłaszcza w przypadku osób nieśmiałych, które z własnej inicjatywy nie poproszą o podwyżkę – ale mogą odejść, gdy zaproponuje ją inny pracodawca.
Oprócz pieniędzy liczą się również benefity. Nie ma sensu rozpisywać się o takich standardach, jak opieka medyczna czy pakiet sportowy. W ostatnich latach dołączyły do nich elastyczny czas pracy i możliwość pracy w domu (przynajmniej w części).
Świadczenia dodatkowe to pole popisu dla kreatywności działów zajmujących się kadrami. Pomoc prawna, konkursy z ekskluzywnymi wycieczkami, opieka medyczna na miejscu, żłobek finansowany przez pracodawcę, dzień wolny w urodziny, a może szkolenie z bezpiecznej jazdy? Czemu nie.

By praca była przyjemnością

Źle dobrany zespół to duży problem. Pracownicy, którzy nie dogadują się ze sobą, pracują nieefektywnie, każdy dzień w pracy jest dla nich trudny do zniesienia. Kolejne kłopoty to zaburzona równowaga między pracą i czasem wolnym, czy brak komunikacji między pracownikami a kadrą zarządzającą.
Konflikty należy rozwiązywać jak najszybciej, a nie zamiatać je pod dywan. Im szybciej problem zostanie rozwiązany, tym lepiej. I taniej – bo profesjonalni mediatorzy kosztują.
Jak zaradzić konfliktom? Poprzez stworzenie odpowiedniej atmosfery, sprzyjającej otwartości i umożliwiającej pracownikom mówienie o tym, co im nie odpowiada.
Warto inwestować w przemyślane inicjatywy integracyjne. Dobrze sprawdza się np. wspólny udział w akcjach charytatywnych – uruchamia w ludziach dużo pozytywnej energii i motywuje do spontanicznej współpracy. Firmy powinny inwestować w budowanie spójnej strategii tworzenia wizerunku marki. Nic tak go nie niszczy, jak konflikty w zespołach, o których jest głośno poza murami biura firmy.

Mówić prawdę!

Szczerość. Tego zazwyczaj wymaga szef od pracownika. Powinno to jednak działać również w drugą stronę – a pracodawca musi wywiązywać się ze złożonych deklaracji i obietnic. Czasem zdarza się, że to niemożliwe ze względu na zmieniające się realia. To kolejna sytuacja, gdy należy postawić na otwartą, szczerą komunikację – jeśli pracownik zrozumie, dlaczego nie może otrzymać tego, czego oczekuje, jest szansa że wspólnie da się ustalić jakiś plan zastępczy. Managerowie powinni dopilnować, by podczas rekrutacji ustalić priorytety pracownika i dowiedzieć się, co jest dla niego nie do zaakceptowania. Powierzając mu zadania trzeba to uwzględniać.
Na przykład, osoba, która ma małe dzieci i nie może brać nadgodzin, nie zaakceptuje polecenia, by przez cały tydzień pracować do 20:00 bo tego wymaga nowy projekt. Albo zaakceptuje – ale po miesiącu odejdzie.
Trudno oczekiwać lojalności od kogoś, komu się jej nie okazuje Brak stałej umowy o pracę czy choćby jasnej deklaracji, kiedy można na nią liczyć, to prosta droga do utraty wartościowego pracownika. To samo dotyczy umów na zastępstwo – pracownicy na takich kontraktach chcą wiedzieć, co ich czeka.
Pracownicy chcą też wiedzieć, co pracodawca sądzi o ich pracy. Brak takiej informacji zwrotnej powoduje dezorientację i niepewność.
Czasami zdarza się, że pracownik, mimo deklaracji odejścia decyduje się jednak pozostać w firmie. To rzadkie przypadki – ale warto nie dopuścić do przekroczenia granicy mentalnej, poza którą pracownik podejmujący decyzję o odejściu przestaje utożsamiać się z firmą. Trudno to później odbudować.
A gdy odejście jest już definitywne? To sytuacja, z której szef firmy może wyciągnąć wiele istotnych informacji. Dlatego warto poprosić pracownika o szczerą odpowiedź na pytanie: dlaczego? Pozwoli ona uniknąć podobnych problemów w przyszłości – lub przynajmniej je ograniczyć.