Na uczelniach i w innych zakładach archiwa stanowią element zarządzania. Archiwa na uczelniach stanowią końcowy element obiegu dokumentacji.
Na uczelniach publicznych jak i niepublicznych do podstawowych do podstawowych zadań archiwów należy przyjmowanie i gromadzenie dokumentacji wytworzonej w poszczególnych komórkach organizacyjnych, jej zabezpieczenie oraz w dalszej kolejności udostępnienie potrzebującym.
Podstawowym dokumentem dotyczącym powołania i funkcjonowania uczelni publicznych i niepublicznych jest Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005 r. W tej ustawie znajduje się zapis o tym, że uczelnie prowadzą archiwa. Dotyczy on uczelni publicznych i niepublicznych.
Uczelnie publiczne na ogół przestrzegają przepisów dotyczących organizowania i prowadzenia archiwów i to od samego początku funkcjonowania uczelni. Natomiast w wielu uczelniach niepublicznych nie są przestrzegane przepisy prawa dotyczące organizowania o funkcjonowania archiwów. Postanowiłem zatem dociec, dlaczego właściciele uczelni niepublicznych ignorują przepisy i nie organizują archiwów uczelnianych. W tym celu zwróciłem się z pytaniem do dziekana jednej z niepublicznych szkół wyższych na terenie Warszawy o to, czy w tej uczelni funkcjonuje archiwum. Początkowo dziekan potwierdził, ale zapytany o konkrety, wyjaśnił, że na jego uczelni polega to na „pilotowaniu” przez jedną z pracownic dziekanatu. Jak się później okazało, to „pilotowanie” oznaczało, że w praktyce w jednym z pokoi urządzono składnicę akt, gdzie przechowuje się je bez żadnej rejestracji, natomiast „pilotowanie” polega na pilnowaniu klucza do pomieszczenia i na udostępnianiu dokumentów.
Pytanie o funkcjonowanie archiwum zadałem także rektorowi uczelni niepublicznej w innej dzielnicy Warszawy. Rektor odpowiedział, że jego uczelnia nie prowadzi archiwum, a dokumenty przechowywane są w bibliotece uczelnianej. Rektor wspomniał o niedawnej wizytacji uczelni, która nie zwróciła uwagi na brak archiwum uczelnianego. Jak się później okazało, we wnioskach pokontrolnych faktycznie nie znalazły się jakiekolwiek zapisy wskazujące na konieczność prowadzenia archiwum. Opierając się na wynikach kontroli rektor uznał, że nie ma potrzeby zorganizowania na uczelni archiwum i zatrudniania dodatkowego pracownika. W związku z tym można wnioskować, że podobnie jest z organizowaniem i funkcjonowaniem archiwów na innych uczelniach niepublicznych na terenie Warszawy, a nawet Polski.
Zapewnienie prawidłowego prowadzenia archiwów na uczelniach wymaga zatrudnienia kompetentnych pracowników, a także wyodrębnienia archiwum w strukturze organizacyjnej uczelni jako samodzielnej komórki organizacyjnej. Należycie zorganizowane prace kancelaryjne, jak również właściwie prowadzone archiwa stanowią istotne elementy wspomagające zarządzenie uczelniami.
W związku z przedstawioną sytuacją związaną z organizowaniem i funkcjonowaniem archiwum na uczelniach można stwierdzić, ze brak archiwów negatywnie wpływa na całość zarządzania uczelniami, w tym także na wywiązywanie się uczelni z funkcji edukacyjnej.
